Діяльність громадських об’єднань (громадських організацій, громадських спілок), громадських формувань (професійних спілок, організаційних ланок Всеукраїнських професійних спілок, структурних утворень політичних партій тощо) пов’язані зі створенням організаційно-розпорядчих документів. Серед яких провідне місце належить протоколу. Протокол – це документ, в якому фіксується хід обговорення питань і рішень, ухвалених на зборах, нарадах, конференціях, інших засіданнях колегіальних органів.

Загальні вимоги щодо оформлення протоколу передбачені Типовою інструкцією з діловодства у центральних органах виконавчої влади, Раді міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади, затвердженою постановою Кабінету Міністрів України від 30.11.2011 № 1242.

 «ПРОТОКОЛ УСТАНОВЧИХ ЗБОРІВ ЗАСНОВНИКІВ ГРОМАДСЬКОГООБ’ЄДНАННЯ»

Громадському об’єднанню частиною другою статті 9 Закону України «Про громадські об’єднання» встановлено обов’язкові відомості, які має містити протокол установчих зборів засновників громадського об’єднання

· Так, протокол має містити відомості про:

1)Дату та місце проведення установчих зборів (зазначається калндраний день, місяць, рік та назва населенного пункту, в якому відбулося засідання)

· Осіб, які брали участь в установчих зборах (в якому обов’язково зазначаються відомості:

1) щодо фізичних осіб

- прізвище, ім'я та по батькові особи, дата народження, а для іноземців та осіб без громадянства також дані національного паспорта або документа, що його замінює. Дані про особу засвідчуються її особистим підписом;

2) щодо юридичних осіб

- повне найменування, ідентифікаційний код, юридична адреса, прізвище, ім'я та по батькові особи, яка уповноважена брати участь в установчих зборах.

Ці дані засвідчуються підписом особи, уповноваженої брати участь в установчих зборах.

· Рішення про утворення громадського об’єднання із зазначенням мети(цілей) його діяльності (вказується утворене громадське об’єднання і мета (цілі) його діяльності, яка повинна відповідати статті 4 Закону України «Про громадські об’єднання» та меті (цілям) діяльності вказаній в статуті громадського об’єднання);

·Рішення про визначення найменування та за наявності – скороченого

найменування громадського об’єднання (найменування громадського об’єднання повинно відповідати статті 10 Закону України «Про громадські об’єднання» та Вимогам щодо написання найменування юридичної особи або її відокремленого підрозділу, затверджених наказом Міністерства юстиції України від 05.03.2012 №368/5. Слід звернути увагу, що найменування громадського об’єднання складається з двох частин

- загальної та власної назв. У загальній назві зазначається організаційно -правова форма громадського об'єднання ("громадська організація", "громадська спілка"). Потім відкриваються лапки та пишеться власна назва. Найменування громадського об'єднання викладається державною мовою. Громадське об'єднання може також викласти свою власну назву, поряд з державною мовою, іноземною мовою або мовою національної меншини.);

· Рішення про затвердження статуту громадського об’єднання;

· Рішення про утворення (обрання) керівника, органів управління громадського об'єднання відповідно до за твердженого статуту (зазначається назва органу управління та його склад);

· Рішення про визначення особи (осіб), яка має право представляти громадське об'єднання у правовідносинах з державою та іншими особами і вчиняти дії від імені громадського об'єднання без додаткового уповноваження (для громадського об'єднання, яке має намір здійснювати діяльність без статусу юридичної особи, якщо утворення (обрання) органів управління не передбачено рішенням про утворення такого об'єднання);

·Рішення про визначення особи (осіб), яка має право представляти громадське об'єднання для здійснення реєстраційних дій (для громадського об'єднання, яке має намір здійснювати діяльність зі статусом юридичної особи).

Слід зазначити, що у протоколі установчих зборів можуть зазначатися відомості і про інші прийняті на цих зборах рішення стосовно утворення та/або діяльності громадського об'єднання.

Протокол установчих зборів підписується головуючим та секретарем зборів.