Стаття 22 Закону України  "Про звернення громадян”  передбачає, що керівники та інші посадові  особи  органів  державної  влади, місцевого самоврядування,   підприємств,   установ,   організацій незалежно  від  форм власності,  об'єднань  громадян  зобов'язані проводити особистий прийом громадян.

Порядок прийому громадян в органах державної влади, місцевого самоврядування,  на  підприємствах,  в   установах,   організаціях незалежно від форм власності,  об'єднаннях  громадян  визначається їх керівниками.

Відповідно до цієї статті та з метою належної організації особистого прийому громадян наказом Міністерства юстиції України від 03.07.2012 № 979/5 затверджено Порядок особистого прийому громадян у Державній реєстраційній службі. Цей Порядок визначає основні вимоги до організації та проведення особистого прийому громадян у Державній реєстраційній службі України (далі - Укрдержреєстр) з питань, що належать до компетенції Укрдержреєстру, в тому числі надання безоплатної первинної правової допомоги.

Особистий прийом громадян Головою Укрдержреєстру, першим заступником Голови та заступником Голови (далі - керівництво Укрдержреєстру) здійснюється відповідно до розподілу функціональних повноважень лише за попереднім записом у відповідні дні та години, визначені графіком особистого прийому громадян, затвердженим наказом Укрдержреєстру. У разі відсутності Голови особистий прийом громадян здійснюється його заступниками відповідно до розподілу функціональних повноважень.

Особистий прийом громадян керівниками самостійних структурних підрозділів Укрдержреєстру здійснюється у відповідні дні та години згідно з графіком особистого прийому громадян керівниками самостійних структурних підрозділів Укрдержреєстру, затвердженим наказом Укрдержреєстру.

У першочерговому порядку здійснюється особистий прийом таких категорій громадян:

жінок, яким присвоєно почесне звання України «Мати-героїня»;

інвалідів Великої Вітчизняної війни;

Героїв Соціалістичної Праці;

Героїв Радянського Союзу;

Героїв України.

Особлива увага приділяється вирішенню питань, з якими звертаються ветерани війни та ветерани праці, інваліди, громадяни, які постраждали внаслідок Чорнобильської катастрофи, багатодітні сім’ї, одинокі матері та інші громадяни, які потребують соціального захисту та підтримки.

Особистий прийом громадян у дні, не визначені графіками особистого прийому громадян в Укрдержреєстрі, проводитьсяструктурним підрозділом, який здійснює роботу із зверненнями громадян, без попереднього запису на особистий прийом у понеділок, вівторок з 10-ї до 17-ї і п’ятницю з 10-ї до 16-ї години за поштовою адресою: м. Київ, вул. Марини Раскової, 15. Вхід до приймальні Відділу роботи зі зверненнями громадян вільний, не потребує оформлення перепустки.

Запис громадян на особистий прийом до керівництва Укрдержреєстру проводиться у разі, коли порушене громадянином питання залишилося не вирішеним по суті після особистого прийому керівником самостійного структурного підрозділу Укрдержреєстру, до функціональних повноважень якого належить розгляд питання.

Попередній запис громадян на особистий прийом до керівництва Укрдержреєстру проводитьсяструктурним підрозділом, який здійснює роботу із зверненнями громадян, за поштовою адресою: м. Київ, вул. Марини Раскової, 15, або за телефоном 044-233-64-91 не пізніше ніж за сім днів до дня його проведення.

У записі на особистий прийом може бути відмовлено на таких підставах:

- Повторне звернення одного і того самого громадянина з питання, з яким він раніше звертався до Укрдержреєстру для розгляду та опрацювання і яке було вирішено по суті.

- Звернення з приводу оскарження рішення, що було подане з порушенням строків, визначених статтею 17 Закону України «Про звернення громадян».

- Звернення особи, визнаної судом недієздатною (за винятком випадків, коли від імені особи діє її законний представник, повноваження якого оформлені в установленому чинним законодавством порядку).

- Письмове звернення без зазначення місця проживання, не підписане автором (авторами), а також таке, з якого неможливо встановити авторство.

- Забороняється відмова громадянинові в записі на особистий прийом з підстав ознак раси, кольору шкіри, політичних, релігійних та інших переконань, статі, етнічного та соціального походження, майнового стану, місця проживання, мовних або інших ознак.

Про відмову в записі та причини відмови громадянинові надаються відповідні роз’яснення.

Під час особистого прийому громадянин повинен пред’явити документ, що посвідчує його особу.

У особистому прийомі громадян можуть брати участь їх представники, повноваження яких оформлені в установленому чинним законодавством порядку, та/або особи, які перебувають у родинних відносинах з цими громадянами і мають документи, що підтверджують їх особу та/або повноваження.

Присутність сторонніх осіб під час проведення особистого прийому не допускається.

Облік громадян, яких приймають керівники самостійних структурних підрозділів Укрдержреєстру, та контроль за дотриманням строків розгляду їх звернень здійснюються працівниками, відповідальними за ведення діловодства у відповідному самостійному структурному підрозділі Укрдержреєстру.

Начальник реєстраційної служби                                                                         Н.І.Голуб