Поновлення актових записів цивільного стану органами державної реєстрації актів цивільного стану проводиться як досудове вирішення зазначеного питання, якщо факт реєстрації підтверджується відповідними документами.

    Відповідно до статті 23 Закону України "Про державну реєстрації актів цивільного стану ”, поновлення актового запису цивільного стану проводиться відповідним органом державної реєстрації актів цивільного стану у разі його відсутності, що підтверджується документально.

    Заява про поновлення актового запису цивільного стану подається до відповідного органу державної реєстрації актів цивільного стану за місцем проживання заявника.

    Поновлення актового запису цивільного стану проводиться за місцем його первинного складення.

    Більш детально питання поновлення актових записів цивільного стану у разі їх втрати врегульовано Правилами внесення змін до актових записів цивільного стану, їх поновлення та анулювання, затвердженими наказом Міністерства юстиції України від 12 січня 2011р. № 96/5, зареєстрованим в Міністерстві юстиції 14 січня 2011 р. за № 55/18793 (далі — Правила).

   Відповідно до п. 3.2 Правил Відділ державної реєстрації актів цивільного стану не вправі відмовити громадянину в прийнятті та розгляді заяви про поновлення актового запису цивільного стану. У п. 3.3 Правил міститься перелік осіб, на підставі заяви яких провадиться поновлення актових записів, а саме: особи, щодо якої було складено актовий запис; одного з батьків неповнолітнього (малолітнього); піклувальника неповнолітнього та опікуна малолітнього; опікуна недієздатної особи; спадкоємців померлого; представника органу опіки та піклування під час здійснення повноважень з опіки та піклування стосовно особи, яка має право на подання такої заяви.

    Підставою для прийняття заяви про поновлення актового запису є повний витяг з Державного реєстру актів цивільного стану громадян про відсутність актового запису цивільного стану . Якщо метричні книги або книги державної реєстрації актів цивільного стану передані на зберігання до державної архівної установи, відсутність актового запису цивільного стану підтверджує архівна довідка, видана державним архівом в Автономній Республіці Крим, області, містах Києві або Севастополі.

    П. 3.8. Правил передбачено, разом із заявою про поновлення втраченого актового запису цивільного стану подаються:

    архівна довідка, видана державним архівом в Автономній Республіці Крим, області, містах Києві та Севастополі, якщо метричні книги або книги державної реєстрації актів цивільного стану передані на зберігання до державної архівної установи;

   документи (виписки з них), які підтверджують дані, необхідні для поновлення актового запису цивільного стану;

   свідоцтва про державну реєстрацію актів цивільного стану (про народження, смерть, шлюб, розірвання шлюбу тощо);

    інші документи, необхідні для розгляду заяви та вирішення питання по суті.

   Повний витяг з Державного реєстру актів цивільного стану громадян про відсутність актового запису цивільного стану, зазначений у пункті 3.4 Правил, додається відділом державної реєстрації актів цивільного стану до поданої заявником заяви про поновлення актового запису цивільного стану.

   Для правильного написання відомостей у поновлених актових записах цивільного стану здійснюється необхідна перевірка, під час якої з'ясовуються число, місяць і рік народження заявника, а також ті відомості про його батьків, які істотно впливають на цивільно-правові відносини.

    Вік особи в поновленому актовому записі про народження зазначається на підставі поданих заявником документів, якщо вони не мають суперечностей.

    Якщо відділ державної реєстрації актів цивільного стану, дипломатичне представництво чи консульська установа України не має змоги встановити день і місяць народження, то датою народження у висновку зазначається 1 липня відповідного року, а якщо неможливо встановити лише день народження, зазначається 15-те число відповідного місяця.

    Якщо з поданих документів убачається, що заявник народився в першій половині року, то днем його народження зазначається 1 квітня відповідного року, а якщо в другій половині року - 1 жовтня відповідного року.

    Якщо заявник не може підтвердити документами місце народження, то в графі "Місце народження" поновленого актового запису про народження вказується той населений пункт, у якому розташований відділ державної реєстрації актів цивільного стану, що складає поновлений запис, про що зазначається у графі "Для відміток".

    На підставі поданих заявником та затребуваних відділом державної реєстрації актів цивільного стану, дипломатичним представництвом чи консульською установою України документів та їх аналізу складається висновок про поновлення або відмову в поновленні актового запису цивільного стану .

    Поновлення актового запису цивільного стану проводиться за місцем його первинного складання.

   Якщо актовий запис цивільного стану, який поновлюється, було складено в іншому органі державної реєстрації актів цивільного стану України, висновок відділу державної реєстрації актів цивільного стану про поновлення актового запису цивільного стану разом з матеріалами надсилається до відділу державної реєстрації актів цивільного стану за місцем його первинного складання.

    На підставі поновленого актового запису цивільного стану заявнику повторно видається або надсилається до відділу державної реєстрації актів цивільного стану за місцем його проживання свідоцтво про державну реєстрацію акту цивільного стану для вручення. На свідоцтві проставляються штампи "Запис поновлено" та "Повторно".

    У разі якщо поновлено актовий запис цивільного стану щодо особи, яка померла (для вирішення спадкової справи), у свідоцтві про державну реєстрацію акту цивільного стану зазначається дата смерті цієї особи. У таких випадках замість свідоцтва про державну реєстрацію акту цивільного стану може бути виданий витяг з Державного реєстру актів цивільного стану громадян.

   Рішення суду про встановлення факту державної реєстрації акту цивільного стану є підставою для поновлення актового запису цивільного стану у відділі державної реєстрації актів цивільного стану за місцем його первинного складання.

    Рішення суду про встановлення факту народження, смерті в певний час, постановлене судом у разі неможливості їх реєстрації органом державної реєстрації актів цивільного стану, є підставою для державної реєстрації таких фактів.

     У цих випадках заявник подає до відділу державної реєстрації актів цивільного стану за місцем проживання копію рішення суду разом із заявою про поновлення актового запису цивільного стану.

    При потребі заявник зазначає в заяві про поновлення актового запису про народження додаткові дані (відомості про місце народження, про батьків), необхідні для складання актового запису, які мають бути підтверджені відповідними документами.

    Актовий запис про народження, смерть, складений на підставі рішення суду про встановлення факту народження, смерті, включається до книги поновлених актових записів цивільного стану, якщо з дня народження або дня настання смерті минуло більше одного року.

 

Начальник реєстраційної служби                              Н.І.Голуб