Державна реєстрація речових прав здійснюється у вигляді певної послідовності дій, які відбуваються з метою надання юридичної сили факту виникнення, переходу або припинення речових прав на нерухоме майно або їх обтяженням. Першою та дуже важливою стадією є прийняття і перевірка документів, що подаються для держаної реєстрації речових прав на нерухоме майно та реєстрація заяви в Державному реєстрі прав. Заява державному реєстратору може подаватися в електронній або паперовій формі.  Заява про державну  реєстрацію прав та їх обтяжень в електронній формі може подаватися виключно державним кадастровим реєстратором або державним виконавцем. В інших випадках заява про державну реєстрацію прав та їх обтяжень має подаватись в письмовій формі.

Закон України "Про державну реєстрацію речових прав на нерухоме майно та їх обтяжень" чітко визначає порядок подання заяв.

До нотаріусів подається:

·заява про державну реєстрацію прав власності, реєстрація яких проведена відповідно до законодавства, що діяло на момент їх виникнення, під час вчинення нотаріальної дії з нерухомим майном, об'єктом незавершеного будівництва, який вчиняє таку дію;

·заява про державну реєстрацію прав та їх обтяжень у результаті вчинення нотаріальної дії з нерухомим майном, об'єктом незавершеного будівництва, яким вчинено таку дію.

Заява про державну реєстрацію прав власності на земельну ділянку, права оренди земельної ділянки державної чи комунальної власності за письмовою заявою правонабувача може подаватися державним кадастровим реєстратором, який здійснив державну реєстрацію такої земельної ділянки.

Разом із заявою про державну реєстрацію прав та їх обтяжень у паперовій формі подаються оригінали документів, необхідних для державної реєстрації прав та їх обтяжень, їх копії, засвідчені в установленому порядку.

При подачі заяви про державну реєстрацію прав та їх обтяжень, зацікавлена особа повинна пред’явити органові державної реєстрації прав документ, що посвідчує його особу. Документом, що посвідчує особу, є паспорт громадянина України, посвідка на проживання особи, яка мешкає в Україні, національний, дипломатичний чи службовий паспорт іноземця або документ, що його заміняє. Документом, що посвідчує особу, яка не досягла 16-річного віку, є свідоцтво про народження. У разі подання заяви про державну реєстрацію уповноваженою особою така особа, крім документа, пред'являє органові державної реєстрації прав документ, що підтверджує її повноваження.

Таким документом є довіреність, тобто письмовий документ, що видається однією особою іншій особі для представництва перед третіми особами.

У разі подання заяви про державну реєстрацію прав та їх обтяжень в електронній формі подаються оригінали електронних документів, необхідних для державної реєстрації прав та їх обтяжень, або електронні копії оригіналів документів, необхідних для державної  реєстрації прав та їх обтяжень, виготовлені шляхом сканування таких документів у паперовій формі. На таку заяву накладається електронний цифровий підпис заявника.

Орган державної рестрації не приймає заяву про державну реєстрацію прав та їх обтяжень у разі відсутності документа, що підтверджує оплату послуг з державної реєстрації прав та їх обтяжень.

Заява про державну реєстрацію прав та їх обтяжень може бути відкликана до прийняття державним реєстратором рішення про державну реєстрацію прав та їх обтяжень, відмову в державній реєстрації.

Текст документів, що подаються для державної реєстрації прав та їх обтяжень, повинен

бути написаний розбірливо. Прізвище, ім'я, по батькові фізичних осіб та їх місце проживання, а також найменування юридичних осіб та їх місцезнаходження повинні бути написані повністю.

Не приймаються для державної реєстрації прав та їх обтяжень документи з підчищеннями або дописками, закресленими словами та іншими не обумовленими в них виправленнями, заповнені олівцем, а також з пошкодженнями, які не дають змоги однозначно тлумачити їх зміст.

Орган державної реєстрації прав видає заявникові картку прийому заяви про державну реєстрацію прав та їх обтяжень та оформляє її у двох примірниках. Один примірник картки прийому заяви (запиту) орган державної реєстрації прав долучає до документів, поданих заявником, а другий примірник - надає заявнику відповідно до законодавства.

Під час розгляду заяви (запиту) державний реєстратор прав на нерухоме майно вносить до відповідного запису в базі даних про реєстрацію заяв і запитів відомості про реквізити прийнятого ним рішення (дата та індексний номер рішення).

За результатом розгляду заяви (запиту) державний реєстратор робить у відповідному записі в базі даних про реєстрацію заяв і запитів відмітку про розгляд такої заяви (запиту) та зазначає реквізити прийнятого ним рішення (дата та індексний номер рішення) або реквізити сформованого витягу, інформаційної довідки або виписки з Державного реєстру прав (індексний номер, дата та час формування).

У разі коли заяву було відкликано, державний реєстратор робить у відповідному записі в базі даних про реєстрацію заяв і запитів відмітку про відкликання заяви та зазначає реквізити прийнятого ним рішення про залишення заяви без розгляду у зв'язку з її відкликанням.

Провідний спеціаліст відділу

державної реєстрації речових прав

на нерухоме майно                                                                            А.А. Собіль