Порядок проведення органами юстиції перевірок стану правової роботи

Наказ МЮУ від 09.03.2011 року №713/5 "Порядок проведення органами юстиції перевірок стану правової роботи", зареєстрований у МЮУ 14.03.2011 року №314/19052

I. Загальні положення

1.1. Цей Порядок визначає механізми здійснення Міністерством юстиції України, Головним управлінням юстиції Міністерства юстиції України в Автономній Республіці Крим, головними управліннями юстиції в областях, містах Києві та Севастополі, районними, районними в містах Києві та Севастополі, міськрайонними (у разі утворення) управліннями юстиції (далі - органи юстиції) перевірок стану правової роботи в міністерствах, інших центральних органах виконавчої влади, місцевих органах виконавчої влади, територіальних органах центральних органів виконавчої влади, органах виконавчої влади Автономної Республіки Крим, державних господарських об’єднаннях, на державних підприємствах, в установах та організаціях.

1.2. У цьому Порядку терміни вживаються в такому значенні:

комплексна перевірка – планова або позапланова перевірка, під час якої перевіряються всі напрями правової роботи;

контрольна перевірка – планова або позапланова перевірка стану правової роботи об’єкта перевірки, яка проводиться посадовими особами органу юстиції відповідно до їх функціональних повноважень щодо реалізації об’єктом перевірки рекомендацій органів юстиції, наданих під час попередніх перевірок;

об’єкт перевірки – міністерство, інший центральний орган виконавчої влади, місцевий орган виконавчої влади, територіальний орган центрального органу виконавчої влади, орган виконавчої влади Автономної Республіки Крим, державне господарське об’єднання, державне підприємство, установа, організація;

планова перевірка - запланована органом юстиції перевірка комплексу питань щодо стану правової роботи, яка проводиться не частіше одного разу на рік уповноваженими посадовими особами органу юстиції відповідно до їх функціональних повноважень за місцезнаходженням об’єкта перевірки з попереднім письмовим повідомленням;

позапланова перевірка - не запланована органом юстиції перевірка одного чи декількох із комплексу питань щодо стану правової роботи об’єкта перевірки, яка проводиться уповноваженими посадовими особами органу юстиції відповідно до їх функціональних повноважень за місцезнаходженням об’єкта перевірки, і може бути проведена без попереднього письмового повідомлення;

правова робота – діяльність юридичної служби щодо забезпечення правильного застосування, неухильного дотримання та запобігання невиконанню вимог чинного законодавства об’єктом перевірки, його керівниками та працівниками під час виконання покладених на них завдань і функціональних обов’язків;

цільова перевірка – планова або позапланова перевірка, під час якої перевіряється один або декілька напрямів правової роботи.

1.3. Залежно від предмета перевірки планові та позапланові перевірки можуть бути цільовими, комплексними, контрольними.

Органи юстиції можуть практикувати проведення спільних перевірок з органами виконавчої влади та правоохоронними органами. При цьому органи юстиції готують та узгоджують проект наказу щодо залучення в установленому порядку до складу робочої групи з проведення перевірки (далі - Робоча група) представників цих органів (за згодою).

1.4. Основними завданнями перевірки є:

1.4.1. Перевірка стану правової роботи щодо забезпечення юридичною службою правильного застосування, неухильного дотримання та запобігання невиконанню вимог чинного законодавства об’єктом перевірки, його керівниками та працівниками.

1.4.2. Своєчасне попередження, виявлення та вжиття заходів щодо усунення виявлених порушень чинного законодавства та причин неналежного рівня організації правової роботи.

1.4.3. Внесення рекомендацій щодо усунення виявлених порушень та недоліків і поліпшення правового обслуговування об’єкту перевірки.

1.4.4. Надання методичної допомоги з окремих питань правової роботи об’єкту перевірки.

1.4.5. Вивчення, узагальнення та поширення новітніх форм і методів роботи з правового забезпечення діяльності об’єктів перевірки.

1.5. Предметом перевірки є стан правової роботи, а також додержання вимог Загального положення про юридичну службу міністерства, іншого органу виконавчої влади, державного підприємства, установи та організації, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 26.11.2008 № 1040.

II. Механізм організації проведення органами юстиції перевірок стану правової роботи

2.1. Органи юстиції відповідно до своєї компетенції здійснюють перевірки стану правової роботи об’єктів перевірок, а саме:

у міністерствах, інших центральних органах виконавчої влади - Мін’юст;

у місцевих органах виконавчої влади (обласних, Київській та Севастопольській міських державних адміністраціях, їх управліннях, відділах, інших підрозділах), територіальних органах центральних органів виконавчої влади, органах виконавчої влади Автономної Республіки Крим, державних господарських об’єднаннях, на державних підприємствах, в установах та організаціях - Головне управління юстиції Міністерства юстиції України в Автономній Республіці Крим, головні управління юстиції в областях, містах Києві та Севастополі;

у місцевих органах виконавчої влади (районних, районних у містах Києві та Севастополі державних адміністраціях, їх управліннях, відділах, інших підрозділах), територіальних органах центральних органів виконавчої влади, державних господарських об’єднаннях, на державних підприємствах, в установах, організаціях - районні, районні в містах Києві та Севастополі, міськрайонні (у разі утворення) управління юстиції.

2.2. Планова перевірка об’єкта перевірки проводиться за наказом уповноваженої посадової особи органу юстиції у межах компетенції органів юстиції на підставі плану перевірки, затвердженого уповноваженою посадовою особою органу юстиції.

Формування щорічних планів проведення планових перевірок стану правової роботи об’єктів перевірок здійснюється відповідними структурними підрозділами органів юстиції.

2.3. Позапланова перевірка проводиться згідно з наказом уповноваженої посадової особи органу юстиції за наявності хоча б однієї з таких підстав:

а) доручення Президента України, Кабінету Міністрів України, іншого органу влади вищого рівня;

б) ініціатива об’єкта перевірки;

в) ініціатива органу юстиції у разі безпосереднього виявлення ознак порушення об’єктом перевірки законодавства щодо організації правової роботи, зокрема, це може бути:

порушення об’єктом перевірки встановлених строків для надання органу юстиції інформації щодо стану правової роботи або ухилення від надання такої інформації;

виявлення фактів незадовільного стану організації правової роботи за результатами аналізу інформації, наданої об’єктами перевірок.

ІІІ. Підготовка проведення органами юстиції перевірок стану правової роботи

3.1. Рішення щодо проведення планової або позапланової перевірки приймається уповноваженою посадовою особою органу юстиції у встановленому законодавством порядку.

3.2. Для проведення планової або позапланової перевірки потрібні такі документи (підписані уповноваженою посадовою особою органу юстиції):

наказ про проведення перевірки та утворення Робочої групи;

план проведення перевірки;

лист-повідомлення органу юстиції про проведення перевірки.

3.3. Для проведення перевірки за наказом уповноваженої посадової особи утворюється Робоча група у складі не менше двох фахівців. До роботи Робочої групи за рішенням уповноваженої посадової особи залучаються працівники відповідних структурних підрозділів органу юстиції, інших органів виконавчої влади та фахівці (експерти) за погодженням з їх керівниками. У кожному конкретному випадку строк проведення перевірки та склад Робочої групи визначаються з урахуванням обсягу, характеру та складності правової роботи об’єкта перевірки. У разі потреби за поданням керівника Робочої групи продовження строку проведення перевірки здійснюється уповноваженою посадовою особою, яка прийняла рішення про проведення перевірки.

У своїй діяльності Робоча група керується Конституцією та чинним законодавством України і проводить перевірку в установлений строк та в обсязі поставленого завдання.

3.4. У ході підготовчої роботи керівником Робочої групи розробляється план перевірки, який затверджується уповноваженою посадовою особою органу юстиції, що прийняла рішення про проведення перевірки та створення Робочої групи. План проведення перевірки має містити в собі визначення кола питань, які потрібно перевірити, строк перевірки та період правової роботи, який планується перевірити.

3.5. Після підписання наказу про проведення планової або позапланової перевірки керівник Робочої групи:

розподіляє між членами Робочої групи конкретні завдання на перевірку;

ознайомлює членів Робочої групи з документацією, що є в наявності органу юстиції, щодо стану правової роботи об’єкта перевірки;

інформує всіх її учасників про строк і мету проведення перевірки;

не пізніше ніж за сім календарних днів до дня проведення планової перевірки забезпечує направлення підписаного уповноваженою посадовою особою органу юстиції листа-повідомлення об’єкту перевірки із зазначенням строку проведення перевірки, періоду, який перевірятиметься, та складу Робочої групи. Об’єкт перевірки, який отримує лист-повідомлення, повинен розглянути його та створити відповідні умови для проведення перевірки.

3.6. Підготовка до проведення перевірки повинна включати:

аналіз інформації центральних органів виконавчої влади, інших об’єктів перевірок про стан організації правової роботи;

аналіз матеріалів попередніх перевірок стану правової роботи та виконання наданих рекомендацій за наслідками попередніх перевірок;

визначення, чи перевірятиметься стан правової роботи в цілому, чи окремі її напрями;

вивчення законодавства, методичних рекомендацій та інших матеріалів, які доцільно використати під час перевірки стану правової роботи;

визначення доцільності залучення до проведення перевірки стану правової роботи представників інших структурних підрозділів органу юстиції, органів виконавчої влади та фахівців (експертів).

ІV. Права та обов’язки членів Робочої групи з проведення перевірки стану правової роботи об’єкта перевірки

4.1. Керівник та члени Робочої групи, уповноважені здійснювати перевірки стану правової роботи, мають право:

входити за службовим посвідченням до приміщень, у яких розташований об’єкт перевірки, мати доступ до документів та інших матеріалів, потрібних для проведення перевірки;

вимагати надання довідок, письмових або усних пояснень посадовими особами об’єкта перевірки, а також отримувати від посадових осіб усні та письмові пояснення і заяви з питань, що постають під час проведення перевірки стану правової роботи;

вимагати надання копій документів та інших матеріалів, які стосуються предмета перевірки, у тому числі методом сканування чи фотокопії для долучення їх до матеріалів перевірки.

4.2. Керівник Робочої групи зобов’язаний:

повідомити керівника об’єкта перевірки чи особу, яка його заміщає, про права, обов’язки та повноваження Робочої групи під час проведення перевірки, причину та мету перевірки, установити перелік необхідних документів та термін їх надання, узгодити інші організаційні питання щодо проведення перевірки;

у разі відмови посадової особи об’єкта перевірки від надання пояснень, документів чи належним чином засвідчених копій документів (витягів з документів) на усний запит членів Робочої групи зафіксувати цей факт у довідці за результатами перевірки, підготувати та надати посадовій особі об’єкта перевірки письмовий запит із зазначенням терміну надання необхідної інформації, а в разі відмови в отриманні письмового запиту надати його особі, на яку покладені обов’язки з реєстрації вхідної кореспонденції об’єкта перевірки, або направити запит за місцезнаходженням об’єкта перевірки рекомендованим листом з повідомленням про вручення. До примірника довідки за результатами перевірки, що зберігається в органі юстиції, додаються документи, що підтверджують факт поштового відправлення письмового запиту на адресу об’єкта перевірки рекомендованим листом;

на будь-якій стадії перевірки приймати від посадових осіб об’єкта перевірки усні та письмові заяви, зауваження, пояснення щодо предмета перевірки;

дотримуватися принципів законності, конфіденційності, об’єктивності та доказовості результатів перевірки;

виявлені під час перевірки факти порушень законодавства відображати у довідці за результатами перевірки, долучати до неї відповідні копії документів, пояснення посадових осіб об’єкта перевірки;

у разі незгоди керівника чи іншої посадової особи об’єкта перевірки з фактами, викладеними у довідці за результатами перевірки, запропонувати подати упродовж п’яти робочих днів письмові зауваження, провести їх перевірку та про результати повідомити відповідних посадових осіб об’єкта перевірки. Зауваження додаються до довідки за результатами перевірки;

у разі невиконання або неналежного виконання посадовою особою об’єкта перевірки законних вимог посадової особи, уповноваженої проводити перевірку стану правової роботи, зазначити про це у довідці за результатами перевірки, із зазначенням дати, часу, місця, відомостей про посадову особу, що припустилася таких дій, і негайно доповісти про це керівництву органу юстиції;

не допускати дій та вчинків, які суперечать етиці ділових відносин та (або) можуть негативно характеризувати органи юстиції.

4.3. Керівник та члени Робочої групи відповідають за належне виконання службових обов’язків, об’єктивне проведення перевірки, викладення у довідці за результатами перевірки достовірних фактів та їх обґрунтувань.

V. Проведення органом юстиції планової або позапланової перевірки стану правової роботи об’єктів перевірок

5.1. Першим днем перевірки вважається день прибуття членів Робочої групи на перевірку. У перший день перевірки керівник Робочої групи надає керівникові об’єкта перевірки (у разі відсутності керівника - особі, що його заміщує) план перевірки.

5.2. Процес перевірки стану правової роботи має будуватися таким чином, щоб мінімально відволікати спеціалістів об’єкта перевірки від виконання поточної роботи.

5.3. Залежно від завдання і мети перевірки керівник та члени Робочої групи запитують у керівництва об’єкта перевірки, керівників його структурних підрозділів документи, письмові й усні пояснення та іншу інформацію, що стосується питань правової роботи, зокрема:

оригінали розпорядчих документів об’єкта перевірки (накази, рішення, розпорядження, постанови тощо), нормативно-правові акти, договори, документи з претензійно-позовної роботи і представництва інтересів у судах та інші документи, матеріали проведених колегій, на яких розглядались питання правової роботи;

відомості щодо структури юридичної служби об’єкта перевірки;

вхідну та вихідну документацію з питань правової роботи;

інформаційні матеріали з правової роботи, що постійно або періодично направляються (отримуються) об’єктом перевірки (інформаційні листи, аналітичні розробки тощо);

будь-які інші фактичні дані, які дають змогу встановити наявність або відсутність порушень та недоліків в організації правової роботи.

5.4. Робочій групі повинна бути надана повна, всебічна та об’єктивна інформація з усіх питань, які містяться в плані проведення перевірки, та створені належні умови для проведення перевірки.

5.5. В обов’язковому порядку перевіряється наявність положення про юридичну службу об’єкта перевірки; посадові інструкції працівників юридичної служби; нормативно-правові акти з питань правової роботи, що приймались об’єктом перевірки, а також рекомендації чи інші документи з цих питань (якщо такі є), визначення відповідальних осіб за цю роботу.

Крім того, перевіряється стан правової роботи в частині виконання юридичною службою завдань, покладених на неї згідно із законодавством.

5.6. Перевірка стану правової роботи включає, зокрема, з’ясування таких питань:

яким чином організоване правове обслуговування об’єкта перевірки;

склад юридичної служби і організаційно-правові засади її діяльності та підпорядкованість, а також умови роботи юридичної служби, планування роботи та контроль за виконанням запланованих заходів;

наявність фактів покладання на працівників юридичної служби виконання невластивих їм функцій, а також випадків скорочення посад працівників юридичної служби та з’ясування їх причин;

яким чином організовується підвищення кваліфікації працівників юридичної служби, чи здійснюється обмін досвідом з працівниками інших юридичних служб;

ведення обліку актів законодавства, у тому числі міжнародних договорів України, забезпечення підтримання їх у контрольному стані та зберігання;

дотримання встановленого порядку підготовки та візування укладених договорів (контрактів) та прийнятих актів правового характеру (наказів, розпоряджень, положень тощо);

внесення працівниками юридичної служби об’єкта перевірки пропозицій щодо покращення договірної та претензійно-позовної роботи, - якщо так, то яких заходів вжито з цього приводу;

проведення заходів для покращення правової роботи об’єкта перевірки, а також наявність потреби та питання методичної допомоги, яку необхідно надати юридичній службі для того, щоб вона повною мірою реалізувала свої повноваження, виходячи із поставлених перед нею завдань;

надання юридичною службою роз’яснень застосування чинного законодавства працівникам об’єкта перевірки (у тому числі на їх звернення) та результати розгляду звернень громадян; ведення відповідних журналів обліку;

проведення аналізу претензійно-позовної роботи об’єкта перевірки (ведення журналів обліку, дотримання строків пред’явлення і розгляду претензій та позовних заяв, види претензій та позовів, їх обґрунтованість та результати розгляду);

організація претензійної та позовної роботи.

5.7. У міру виявлення порушень законодавства, зловживань і недоліків керівництву об’єкта перевірки, не чекаючи закінчення перевірки, слід уживати заходів щодо усунення виявлених порушень, зловживань і недоліків, запобігання їм надалі.

VI. Порядок оформлення результатів планової або позапланової перевірки стану правової роботи

6.1. Робоча група готує довідку за результатами перевірки, яка оформлюється і надсилається об’єкту перевірки не пізніше ніж протягом 10 робочих днів після закінчення перевірки і має містити аналіз, висновки та рекомендації з усіх питань, які перевірялися.

6.2. При складанні довідки за результатами перевірки повинна бути додержана об’єктивність і вичерпність опису виявлених порушень чинного законодавства і недоліків у правовій роботі юридичної служби.

6.3. Довідка за результатами перевірки складається з чотирьох частин:

I - вступна;

II – описова (стан правової роботи);

III - висновок;

IV - рекомендації.

6.4. У вступній частині довідки за результатами перевірки мають бути наведені такі дані:

дата підписання довідки за результатами перевірки;

номер довідки за результатами перевірки (порядковий номер журналу реєстрації перевірок);

місцезнаходження об’єкта перевірки;

повне і скорочене (за наявності) найменування об’єкта перевірки відповідно до положення (установчих документів);

підстави для проведення перевірки;

найменування органу юстиції та його структурного підрозділу, прізвища, імена, по батькові та посади осіб, що проводять перевірку;

вид перевірки (планова чи позапланова);

період, за який проводиться перевірка;

інформація про направлення повідомлення об’єкту перевірки про проведення планової перевірки;

інформація про посадових осіб об’єкта перевірки, відповідальних за здійснення правової роботи у період, що перевіряється;

строк проведення перевірки (за потреби зазначити перерву в роботі);

інформація про попередню перевірку (якщо така проводилась) із зазначенням найменування органу юстиції, дати та номера довідки за результатами перевірки, періоду, за який проводилась перевірка (планова чи позапланова), установлені порушення та вжиті заходи на реалізацію рекомендацій щодо усунення виявлених порушень та недоліків;

загальні питання про роботу, яка проведена об’єктом перевірки щодо забезпечення здійснення завдань, покладених на юридичну службу відповідно до Загального положення про юридичну службу міністерства, іншого органу виконавчої влади, державного підприємства, установи та організації, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 26.11.2008 № 1040.

6.5. В описовій частині довідки за результатами перевірки за кожним відображеним у довідці фактом порушення законодавства у правовій роботі необхідно:

висвітлити показники, які характеризують роботу об’єкта перевірки в цілому та конкретні порушення законодавства у правовій роботі, з посиланням на документи, які використані при даній перевірці, згруповані за типами (указуються період охоплення їх перевіркою та метод - суцільний, вибірковий);

чітко викласти зміст порушення, зазначити період, у якому дане порушення здійснено, при цьому додати до довідки за результатами перевірки копії документів, що підтверджують наявність факту порушення, письмові пояснення посадових осіб об’єкта перевірки щодо встановлених порушень (за наявності);

зазначити перелік документів, що не були надані під час здійснення перевірки (якщо такі були), та в разі відмови посадових осіб об’єкта перевірки надати письмові пояснення щодо причини ненадання документів факт відмови відобразити в довідці за результатами перевірки.

6.6. Виявлені факти однотипних порушень та порушень, які повторюються, можуть групуватися у відомості або таблиці, що додаються до довідки за результатами перевірки. Зазначені відомості або таблиці повинні містити повний перелік однотипних порушень законодавства щодо правової роботи із зазначенням звітного періоду, до якого вони належать (назва, дата і номер документа, а також посилання на нормативно-правові акти, їх пункти і статті, положення яких порушені). Такі додатки повинні бути підписані керівником та членами Робочої групи, а також уповноваженими посадовими особами об’єкта перевірки.

6.7. Виявлені порушення відображаються з розбивкою за роками у межах періоду, що перевіряється.

6.8. Якщо перевіркою не встановлен